Pracujete spoustu hodin, času je málo, peněz ještě méně. K tomu máte pocit, že po vás klienti stále chtějí víc, než jim můžete dát. Seznam úkolů máte plný, na konec doručené pošty se nedá dohlédnout a do toho každou chvíli zvoní telefon. Se svou rodinou trávíte méně času, než by vám bylo milé. Najít si chvilku pro sebe zní jako nedosažitelný luxus. Co s tím? Nastavit si hranice.

Hranice v byznysu jsou pravidla, která si sami nastavíte tak, abyste mohli odvádět svou nejlepší práci, sloužit svým klientům, a přitom se cítit odpočatí a v pohodě. Pomohou vám chránit vaši energii, zvládat život i podnikání a celkově se z toho nezbláznit.

Zdravé hranice slouží nejen vám, ale i vašim klientům. Umožňují vám být produktivnější, lépe hospodařit s vlastním časem a energií. Díky nim dokážete využívat svých talentů a darů a v podnikání ze sebe vydávat to nejlepší. Konečně, jasně nastavená pravidla posilují vaše vztahy s klienty, pomáhají nastavovat očekávání a budovat vzájemnou důvěru.

Váš byznys – vaše pravidla

Hranice se vyplatí nevyjednávat s každým klientem zvlášť, ale dopředu nastavit. Jak na to a čím začít?

1. Ujasněte si, co potřebujete

Velká část potíží z hranicemi pramení z toho, že vlastně přesně nevíme, co chceme. Co nám vyhovuje a co nám naopak vadí. Proto první věc, kterou při nastavování hranic musíme udělat, je určit, kudy povedou. Zkuste si odpovědět na základní otázky, které se týkají nejčastějších oblastí, v nichž je v podnikání potřeba hranice vymezit.

Pracovní čas

  • Kolik hodin denně či týdně chcete věnovat práci?
  • Jaký jste chronotyp? Vyhovuje vám pracovat spíš ráno nebo odpoledne?
  • Jak velkou část vašeho pracovního dne zabírá obslužnost?
  • Kolik chcete mít dovolené a kdy?
  • Kolik potřebujete odpočinku, kolik hluboké práce, případně jak velké pauzy chcete mít mezi jednotlivými klienty?
  • Na koho nebo co dalšího si potřebujete vytvořit prostor (rodina, koníčky, péče o sebe)?

Obsah práce

  • Jaké produkty a služby chcete nabízet?
  • Co naopak vůbec neděláte?
  • Jak vypadá vaše ideální zakázka?

Peníze

  • Kolik činí vaše měsíční náklady?
  • Jakou částku chcete měsíčně vydělávat, abyste byli spokojení?
  • Pod jakou cenu za jednotku je pro vás už nepříjemné jít?

Zákazníci

  • Jak vypadá váš ideální klient?
  • S jakým typem lidí dosahujete nejlepších výsledků?
  • Pro koho nechcete pracovat? (např. tabákový průmysl, junk food, politické strany)

Komunikace

  • Jaké praktiky a postoje špatně snášíte (např. manipulaci, greenwashing, šovinismus)?
  • Které komunikační kanály (telefon, e-mail, sociální sítě) preferujete?
  • Co dalšího vám vadí nebo to nechcete zažívat?

Z vašich odpovědí vám bude o hodně jasnější, jak s nastavováním hranic pokračovat.

2. Zmapujte své energetické hranice

K tomuhle zdánlivě ezoterickému bodu mě inspiroval jeden díl byznysového podcastu Being Boss. Hranice mají chránit především vaši energii. Proto si ji zkuste zmapovat. Stačí k tomu jen pár minut nerušeného času a ochota se do toho pustit.

Zkuste si na chvíli zavřít oči a několikrát se zhluboka nadechnout a vydechnout. Nechte pracovat svou fantazii a představte si své hranice. Jak vypadají? Jak jsou od vás daleko? Jsou na pohled pevné, nebo se dají snadno překročit? Jsou všude stejné, nebo na některých místech slabší či naopak silnější?

Možná vám bude stačit se na své hranice podívat. Nebo ve své imaginaci můžete udělat něco pro jejich posílení. Představujte si, jak své hranice zpevňujete. Přidáváte cihly, kreslíte čáry, montujete výstražné cedule nebo zvyšujete plot. Pokud najdete něco, co vaši hranici překračuje, jemně, ale důsledně to odkažte tam, kam to patří. Nejspíš budete překvapeni, co taková energetická práce udělá ve vaší realitě.

3. Zredukujte inboxy

Inboxem je v principu jakýkoli komunikační kanál, kterým k vám proudí objednávky, úkoly a dotazy od zákazníků. V dnešní době je jich spousta – e-mail, kontaktní formuláře, Facebook messenger, zprávy na Instagramu, Twitteru a LinkedIn, Whatsapp, objednávkový systém nebo e-shop na webu, mobilní telefon. Možná ještě máte pevnou linku nebo dokonce fax.

Čím víc inboxů, tím víc stresu. S každým dalším totiž roste strach, že vám něco uteče. Řešením je stáhnout počet sledovaných komunikačních kanálů na minimum a jasně sdělit zákazníkům, jak vás mají kontaktovat.

Preferovaný způsob mějte na webu i na sociálních sítích nejvýraznější a nahoře. Oproti rozšířené představě to nemusí být telefon. Ten na webu dokonce nemusíte mít vůbec. Pokud se během dne věnujete objednaným zákazníkům nebo hluboké práci, stejně ho neberete. Nové klienty směrujte raději na e-mail nebo kontaktní formulář.

4. Využívejte automatizaci

  • Už téměř rok využívám na konzultace rezervační systém. A s odstupem nechápu, proč jsem si ho nepořídila dřív. Domlouvání termínu, které dřív zabralo i pět e-mailů, jde najednou na jedno kliknutí. Možná by se vám hodil také.
  • Pokud nemáte čas odpovídat na e-maily každý den, nastavte si automatickou odpověď v přítomnosti. Specifikujte v ní, že na došlé zprávy odpovídáte například každé úterý a pátek. Potenciální klienty tím uklidníte, protože vědí, že jejich mail dorazil na místo určení, i kdy mohou očekávat odpověď.
  • Máte-li tendenci trávit většinu dne scrollováním po sociálních sítích, i tady může pomoci technologie. Nainstalujte si rozšíření do prohlížeče, které vám specifické stránky na určitou dobu zablokuje. A ochrání tak vaši pracovní produktivitu.
  • Vaše hranice může podporovat i váš (možná až příliš chytrý) mobil. Zrušte nepotřebné notifikace, odinstalujte aplikace, které vás okrádají o čas, a na noc si nastavte režim Nerušit.

5. Sepište si obchodní podmínky

Obchodní podmínky jsou dokument, který doslova zhmotňuje všechna vaše podnikatelská pravidla. Doporučuju je mít na webu, ať už podnikáte v jakémkoli oboru. Slouží nejen pro zákazníky, ale především pro vás. Můžete se k nim vracet a v případě sporu či nejasnosti se o ně opřít.

Co do nich psát? Zjednodušeně řečeno:

  • Jaké služby poskytujete
  • Jak si je zákazník může objednat
  • Jakým způsobem a kdy se platí
  • Co se děje, když zákazník není spokojen

Další věci budou specifické pro váš obor podnikání. Když nabízíte masáže, terapii nebo koučink, hodí se ošetřit rušení termínů na poslední chvíli. Jste-li copywriter, webdesignér nebo grafik a ke své práci potřebujete od klienta podklady, zamyslete se, co budete dělat, když je včas nepošle. U otevřených kurzů zase dává smysl dopředu napsat, jak budete postupovat, když se nepřihlásí dostatečný počet zájemců.

Obchodní podmínky je ideální si nechat sestavit od právníka. Ale i ty, které si napíšete sami, jsou lepší než nic. Můžete se inspirovat u jiných firem, ale rozhodně je nekopírujte od konkurence. Vaše hranice totiž pravděpodobně vedou jinudy. Když praxe přinese nějakou situaci, se kterou jste na začátku nepočítali, do obchodních podmínek ji můžete doplnit.

A jak s hranicemi pracujete vy? Bylo pro vás obtížné si je nastavit?

 

Foto Dorothea OLDANI, Unsplash