5 nástrojů, které mi šetří práci

/5 nástrojů, které mi šetří práci

Kudy chodím, tudy hlásám, že o nástrojích to není. Ty nejlepší věci se podle mě dají vyčarovat s prázdnýma rukama. A mnoho „chytrých vychytávek“ sice funguje, ale jejich nastavováním strávíte daleko víc času, než kolik vám ho reálně ušetří.

Při výběru nástrojů, a zejména on-line aplikací, jsem zkrátka hodně opatrná. Přesto jsem našla pár takových, které mi skutečně dělají život jednodušším a které můžu s klidným svědomím doporučit.Do své „první pětky“ jsem vybrala ty, které používám nejčastěji a které jsou dostupné na počítači i na mobilu. Tady jsou.

1. Todoist

Nevím, jak vy. Ale já, čím jsem starší, tím víc jsem vděčná za každou věc, kterou nemusím nosit v hlavě. Takže když mě napadne nějaká myšlenka nebo věc, kterou chci udělat, potřebuju ji rychle někam vysypat. Jednoduchý a intuitivní úkolovník Todoist je na to ideální nástroj.

Je založený na principech GTD, takže má tzv. inbox, základní adresář, kam ideu můžete zaznamenat a teprve pak se rozhodnout, kam vlastně patří a jaký termín k ní nastavit. Existuje v mnoha podobách, já nejčastěji využívám doplněk pro Google Chrome nebo appku v mobilu. Úkoly mám rozdělené na barevné kategorie podle projektů. Kromě pracovních úkolů si zaznamenávám také ty, které se týkají domácnosti (vyžehlit), péče o sebe (objednat se k holiči), nebo rutin (zálohovat na disk).

Tip: Obsáhlý přehled toho, co Todoist umí a jak s ním pracovat, sepsal Daniel Gamrot.

2. Trello

Dlouho jsem žila v přesvědčení, že nezvládám projektový management. Až mě Mira Vlach na svém školení přesvědčil, že je to jinak. Mám toho prostě moc a ztrácím přehled. Od té doby jednak pravidelně redukuji počet svých závazků, jednak svědomitě používám Trello.

Na jedné tabuli v něm mám pečlivě sepsané všechny aktivní projekty, konzultace, nové produkty i kurzy. Další mi slouží jako publikační kalendář, kde mám přehled o všech tématech i rozepsaných článcích na blog. Na další si píšu vize, sny a nápady, které bych možná někdy chtěla realizovat. A pak mám ještě jednu, kam si píšu knihy, které se chystám přečíst, filmy, které chci vidět, a místa, která mám v úmyslu navštívit.

Tip: Na myšlenku využít Trello jako publikační kalendář mě přivedl Marek Prokop. Přečtěte si, jak s ním pracují v Čaji týdne.

3. Google kalendář 

Nerada chodím pozdě. A ještě víc mě děsí představa, že bych někam nepřišla vůbec. Svůj první papírový diář jsem si proto pořídila už na základní škole. Asi před šesti lety jsem ho nahradila elektronickým. Ze dvou důvodů – chytrý telefon mám v kapse pořád a schůzky se v elektronické formě přece jen ruší nebo přesouvají snadněji.

Jelikož Google účet a mobil s Androidem už jsem měla, Google kalendář byl nejjednodušší volba. Oceňuji opakované události (třeba když pořádám vícedenní školení), možnost na schůzku přizvat ostatní, a v mobilu zejména napojení na mapy.

Tip: Možná i vám se bude hodit mít kalendář veřejně přístupný na webových stránkách. Jak to udělat, radí Pavel Minář.

4. Buffer

Většinu dne nesedím u počítače, ale školím, konzultuji nebo běhám po schůzkách. Přesto chci, aby každý pracovní den něco vycházelo na sociálních médiích. A o to se mi stará Buffer. Podporuje většinu běžně používaných sociálních sítí, od Facebooku přes Twitter, LinkedIn, Google Plus až po Pinterest. Ve verzi zdarma s ním můžete propojit jeden profil na každé síti a dopředu naplánovat až 10 příspěvků.

Nejlepší vychytávka je ale rozšíření pro Google Chrome. Když čtu zajímavý článek, který chci sdílet, prostě kliknu na ikonku v prohlížeči. Napíšu komentář a článek se sám disciplinovaně zařadí do fronty a v nastaveném čase publikuje. Poskytuje i základní analytická data o tom, jak byl který příspěvek na které síti úspěšný.

Tip: Obrázky a citáty pro sociální média se dají jednoduše a zdarma tvořit v přidružené aplikaci Pablo.

5. Fakturoid

Na začátku podnikání jsem vyráběla faktury ve Wordu. Vypadaly hezky, ale byly pracné. Že jsou zaplacené, jsem musela evidovat vedle v tabulce. Nemluvě o tom, jak často jsem zapomněla upravit číslo dokladu nebo datum vystavení.

Tak jsem začala zkoušet různé on-line fakturační nástroje. Až jsem (asi už natrvalo) zakotvila u Fakturoidu. Vystavit fakturu umí bleskurychle. Stačí napsat IČO odběratele, ostatní údaje už si doplní sám, a na jednotlivé produkty a služby má praktické šablony. Podle bankovního účtu eviduje zaplacené faktury, a když objeví nějakou neuhrazenou, sám pošle zdvořilou upomínku. Prostě vystavuje faktury, které je podle jedné mé klientky radost dostávat.

Kdybyste vy měli vybrat svých pět aplikací, které by to byly? Podělte se v komentářích.

Foto: Ashley Schweitzer, Unsplash

Autor: | 2018-05-04T15:18:21+00:00 18. 7. 2016|Kategorie: Strategie a plánování|Štítky: , , , |
Jsem marketingová čarodějnice, poradkyně a lektorka. Pomáhám majitelům firem a volnonožcům nastavit si podnikání podle vlastních představ. Používám k tomu dvě kouzla: psychologii a marketing.

22 komentářů

  1. Petr 06.09.2016 v 21:16

    Pěkný přehled. Todoist je super, používám už třetím rokem 🙂

    Většinu dalších aplikací co používám již dle bylo zmíněno, krom jedné.
    Na projekty používám teamwork.com (hodí se ale spíše na větší projekty).

  2. Eliška Sýkorová 27.07.2016 v 16:07

    Dobrý den,

    děkuji za článek. Také používám Trello, zkoušela jsem i Todoist či Remember the Milk, ale upustila jsem od nich. Zdá se mi, že jako úkolovník lze využít i Trello – mám tam záložku „Idea Inbox“, kam píši vše, co mě napadne a pak to třídím. Jinak pro propojení Trello kalendáře a Google kalendáře používám Sunrise.
    Dlouho už chci vyzkoušet Evernote, ale zatím používám alespoň Pocket, i když ho nepovažuji za ideální. Na hesla mám 1Password.¨
    Hezké léto.

    PS: Děkuji za podnět, vyzkouším Feedly.

    • Magdalena Čevelová 19.08.2016 v 12:02

      Děkuji za komentář! Trello jde určitě použít i jako úkolovník. O Sunrise se dlouho proslýchá, že bude končit, tak jsem si na něj nechtěla zvykat…

  3. Jan Čech 26.07.2016 v 11:45

    Dobrý den, já jsem v tom takto:

    1) Google Keep (pro rychlé poznačení čehokoliv)
    2) Freelo (nástroj pro správu projektů, nicméně se zakomponovaným sběrem dat o finanční náročnosti, vím co jak dlouho trvalo a kolik to stálo a jde to rychle vyfakturovat, navíc hodně naslouchají požadavkům na nové funkce, takže pořád vylepšují a vylepšují).
    3) Google kalendář (schůzky a takové to kde kdy mám být a proč, několik kalendářů v jednom podle toho čeho se aktivity týkají a řeším tak i osobní věci – jeden kalendář máme společný s manželkou, jeden se týká výstav se psy, jeden standardní práce a mého času a jeden našeho e-shopu).
    4) iDoklad (fakturace)

    A to by byl ten základ asi celý 🙂 Další aplikace už jsou spíš vázány k oboru jako takovému – třeba Moqups na navrhování apod. a to už není tak podstatné 🙂

  4. Miroslav Hlavička 26.07.2016 v 09:57

    U mě by to bylo:

    1. Evernote – středobod mého digitálního světa, mám v něm všechno, od pracovních záležitostí přes podklady k zakázkám, přes různé doklady týkající se domácnosti, až po rozsáhlý archiv zajímavosti k mým hobby.

    2. Todoist – bez něj bych se ani neuprd. Všechno, co lze nazvat úkolem, cpu do něj.

    3. Business Calendar 2 – aplikace pro Android, používám v něm své Google kalendáře, čili na desktopu jedu přes googlovské rozhraní a na Androidu přes BC2, který mi vyhovuje víc.

    4. Kombo gReader (RSS čtečka)+Pocket+Evernote – V RSS čtečce rychle skenuju články. Co mě zaujme a chci si přečíst hned, čtu rovnou ve čtečce. Co mě zaujme, chci si to přečíst později, ale nepotřebuju to archivovat „navždy“, to si posílám do Pocketu. Co mě zaujme, chci si to přečíst později a už vím, že si to chci uchovat, to si posílám do Evernote. Ve frontách, v čekárně u doktora a podobně si pak pročítám články z Pocketu (čas od času si i něco z toho Pocketu přepošlu do Evernote k trvalé archivaci). Zvažuji, že Pocket vynechám a že si budu ze čtečky posílat vše do Evernote, ve kterém mi jeden vyhrazený notes bude sloužit stejně jako mi dnes slouží Pocket.

    5. Kombo primaERP Time Tracking + iDoklad, v jednom měřím čas strávený různou prací a na různých projektech, v druhém pak vše naměřené fakturuji.

    • Magdalena Čevelová 26.07.2016 v 10:42

      Díky moc za komentář! Business Calendar 2 mám na Androidu taky a ze všeho, co jsem vyzkoušela, mi vyhovuje nejvíc. Propojení RSS čtečky a Evernote mám taky tak, akorát už jsem vynechala ten Pocket 🙂

  5. Jakub Pirozek Ludwig 26.07.2016 v 09:50

    Misto Fakturoidu pouzivam iDoklad (umi to same, ale je zdarma, Fakturoid jeste v dobe co jsem ho pouzival proste nesel platit online, ale jen prevodem :-/).

    Misto Trella Redmine, coz je sice nastroj na trosku neco jineho, ale projekty, casy, ukoly atd se mi v tom planuji lip a je to neco, kam muzu dat pristup klientovi.

    Na poznamky Google Keep a jeho dokonale propojeni na Google Inbox (mailovy klient jako alternativa k GMailu, ale pracujici na principu zero-inbox). V kombinace s temito nastroji naprosto bozi schopnost obou „odlozit a pripomenout“ neco pozdeji. Neni to ale prokrastinacni navyk, ale umi to treba „Pripomen mi XXX az budu na miste YYY“, dokonaly na takove to „Az budu v GM Electronics, nesmim zapomenout koupit XXX“ 🙂

    Na komunikaci v teamu Slack (postupna migrace z vlastniho reseni na HipChat a nasledne na Slack, ktery je zatim nej).

    A LastPass na hesla, bez toho uz se neobejdu. Plus je v nem super moznost hesla sdilet (takze muzete ruznym lidem dat ruzne pristupy a nemusi se resit, ze jsou veci na papircich na monitoru)

    • Magdalena Čevelová 26.07.2016 v 10:01

      Děkuji za doplnění! Některé nástroje, třeba ten fakturační, si raději platím. V případě nějaké chyby nebo ztráty dat je lepší být platící klient. Na LastPass jsem si taky zvykla docela rychle 🙂

      • Jan Čech 26.07.2016 v 11:48

        Za iDokladem stojí velká firma v podobě Cígler software (účetní systém Money), není to někdo, kdo by dělal jen službu zdarma. Tak jen taková malá polehčující okolnost 🙂

  6. Karel Hejkal 26.07.2016 v 09:31

    Hm… tak to tedy budu asi muset nejdříve zapřemýšlet, žejo? 🙂 Dobře tedy.

    Sepíšu svých pět a doplním k nim tolik dalších, aby mezi nimi dohromady byla pětice, která tu zatím nezazněla. Z uvedených to jsou:

    Gmail
    Trello
    Toggl – upřesním, že aplikace pro měření času stráveného nad zakázkou

    A dále používám:

    Hootsuite – centrála pro sociální sítě, alternativa k Vámi uváděnému Bufferu
    Streaks – organizace poptávek a zakázek a jejich fází přímo v Gmailu, u jednodušších prakticky nahrazuje Trello
    Zapier – Nastane akce > proveď jinou akci (Nahraji kresbu na Instagram > Sdílej ji na Linkedin)
    Gingkoapp – Nedávno objevené, zkouším. Plánovač projektů. Trello potkává mind mapy. Bych řekl asi.
    LastPass – trezor na hesla, šetří místo v hlavě na důležitější věci, přihlášení na první dobrou.

    Takže.. tolik za mne 😉

    • Magdalena Čevelová 26.07.2016 v 10:03

      Děkuju moc za rozšíření přehledu! Zapier jsem zkoušela také, ale dlouhodobě není úkol, na který bych ho opravdu využila. Hootsuite má pro mě nepřehledné rozhraní. U Bufferu mě baví ta jednoduchost…

      • Karel Hejkal 26.07.2016 v 22:48

        Já děkuju za článek 🙂 Za mě ten Zapier je vhodný, aspoň pro nás, kteří ho můžeme používat na sociální sítě, hlavně tam, kde použijeme identický příspěvek. Ač to třeba má svá omezení, protože pokud můj Instagram pošle na Linkedin, tak tam je jen náhled obrázku, zatímco rovnou bych nahrál plnou verzi.

        Ale možná je to i proto, že já jsem trochu sociální lenoch a raději tweetuji o tom, jak zrovna hrála Cheza, než abych si řádně spravoval byznys 🙂

        Buffer zkusím, trochu jste mě naočkovala 😉

      • Magdalena Čevelová 19.08.2016 v 12:00

        Tak to jsem zvědavá, jak Vám Buffer bude vyhovovat 🙂

    • Michal Muzikant 26.07.2016 v 10:58

      Dobrý den Karle,
      podělíte se prosím o informaci jak pracujete s Trellem? Máte pro každou zakázku novou nástěnku? Nebo jak se zakázkami v Trellu pracujete? Pracujeme ve stejném oboru, tak jsem zvědavý, jak to mají kolegové. 🙂

      Já mám pro práci jen jednu nástěnku, kde mám několik sloupců (Zadaná práce, rozpracované, U klienta, Uzavřené, fakturovat atd.) a samotná zakázka je pak jen jeden lísteček který posunuju a v něm mám případně todolisty, či poznámky k zakázce. Čas pak měřím v Togglu (jen free verze). Důležité úkoly si pak házím do Sunrise kalendaře, jako celodenní údálosti, které pak přebarvuji, když jsou hotové (měním kalendář z Udělat na Hotovo).

      Děkuji, Michal.

      • Karel Hejkal 26.07.2016 v 22:38

        Dobrý večer,

        jasně, že se podělím 🙂 A když to čtu, tak to vlastně máme podobně. Nástěnky mám dvě

        – Dlouhodobě
        – Tento týden

        Pak teda mám ještě dvoje Vánoce, moje a ostatních, ale ty nejsou pracovní :))

        Na Dlouhodobé mám věci, které nechci, aby mě rozptylovaly, protože zrovna nehoří. Jsou zde listy

        – Dlouhodobě
        – Později
        – Tento měsíc

        Ta poslední je jakýsi trychtýř pro nástěnku týdenní. Jsou to věci, které už jsou v plánu, ale ještě ne úplně na řadě. Nástěnka navazující, Tento týden, potom je rozdělena na:

        – Tento týden
        – Dnes
        – Čekám
        – Fakturovat
        – Hotovo

        A jednotlivé projekty přesouvám a organizuji stejně jako Vy. Kalendář moc nepoužívám, jen na schůzky, kvůli připomínkám. A jak píšu výše, i to Trello trochu flákám. V poslední době hodně kreslím, což je rutina hrubá skica > skica > realizace, na to mi dost stačí mít jen dobře roztříděné e-maily v rámci Streaks, případné postřehy si pak píšu na papír.

        Takže asi tak 🙂

  7. Jindřich Zdráhal 25.07.2016 v 08:35

    Dobrý den, díky za článek.
    Za mě by to byly tyto nástroje: 1) Evernote 2) Auto Hotkey 3) Google kalendář (a dokud mi funguje tak sunrise calendar, ale ten už pomalu končí 🙁 ) 4) toggl 5) idoklad
    Ale vidím, že řešíme podobné problémy 🙂
    Hezký den a práci zdar.
    Jindra
    P.S.: ještě používám feedly a spoustu dalších, ale ten taky jsem nějak nepřišel na chuť tomu pocketu 😉

    • Magdalena Čevelová 25.07.2016 v 10:19

      To asi většina lidí na volné noze 🙂 Děkuju za komentář!

    • Karel Hejkal 26.07.2016 v 09:35

      Tyjo, ten AutoHotkey vypadá zajímavě. Koukám na video, borec přemapoval Photoshop tak, aby měl na klávesnici nejužívanější věci ergonomicky kolem dokola šipek a numerické klávesnice. Já už mám teď ruku jak ET, když chvíli kreslím. Zvyk je sice železná košile, ale to stojí za úvahu. Díky!

      PS: Já Pocket používám rád, akorát musím dát pozor, abych ho nepoužíval jako skladiště, pak se mi do čtení nechce.

  8. Martin Hošták 23.07.2016 v 10:15

    Pekný článok. Google kalendár používam tiež, od Trella som upustil (žiaden ToDo list mi nefunguje lepšie ako papier – teda zatiaľ).

    Ďalšie nástroje:
    Feedly – RSS čítačka, aby som sa udržiaval informačne „na koni“.
    Pocket – keď nemám čas si niečo prečítať ihneď, odložím si sem článok na neskôr.
    Slack – pracujem s teamom programátorov a Slack nám všetkým šetrí naše e-mailové schránky. Skvélé aj pre externých markeťákov.

    • Magdalena Čevelová 23.07.2016 v 10:39

      Děkuji za komentář! Feedly používám také, Pocket jsem po čase odinstalovala.

Komentáře nejsou povoleny.