Jak živnostníci přicházejí o peníze

Možná máte plný kalendář, spoustu zakázek a pocit, že se celý den nezastavíte. Přesto se na konci měsíce divíte, jak málo vám z podnikání zůstalo. Kam se ty peníze poděly? Často za tím stojí některý z opakujících se způsobů, jak se volnonožci a živnostníci připravují o peníze. V tomhle článku se na ně podíváme podrobněji.

Neúčtují vícepráce

Pod pojmem vícepráce se obecně rozumí práce navíc, která nebyla předmětem původní zakázky. Například stavební inženýr Martin Perlík pracuje na zakázkách, které se mohou táhnout i několik let. Na začátku si se zákazníkem dohodne rozsah služeb a cenu. Pak se změní požadavky stavebního úřadu, investor si rozmyslí rekonstrukci nebo se původní plán začne postupně rozrůstat. Jenže původní kalkulace zůstává stejná.

Původní nabídka třeba počítá s úpravami domu, při kterých zůstanou zachované vnější zdi i krov. Během přípravy projektu se ale majitel rozhodne, že dům téměř celý zbourá a znovu postaví. To znamená výrazně víc práce. A také důvod vrátit se k původní nabídce a domluvit se na nové ceně.

„Už mě to stálo dohromady nejméně nižší stovky tisíc korun, kdy jsem zákazníkovi včas neřekl, že to, co po mně chce, už přesahuje rozsah nabídky. A když jsem si toho všiml, bylo na domlouvání pozdě,“ říká Martin.

Právě to je na vícepracích zrádné: málokdy přijdou jako jeden velký nový úkol. Často se nabalují po drobných změnách a hranice mezi běžnou úpravou a prací navíc se hledá těžko.

Proto pomáhá mít v nabídce přesně popsané, co cena zahrnuje. Nabídku dává smysl si jednou za čas znovu přečíst a podívat se, co jste vlastně slíbili. Když se zadání začne měnit, je potřeba to otevřít se zákazníkem včas, dokud se ještě může rozhodnout, zda chce práci rozšířit, ponechat původní rozsah, nebo část zadat někomu jinému.

Přetahují čas

Vícepráce se týkají zejména živnostníků, kteří pracují projektově a mají dopředu domluvený konkrétní rozsah práce. Podnikatelům ve službách, kteří účtují hodinovou sazbou, se zase častěji stává, že přetahují čas. Konzultace, která měla trvat 60 minut, tak snadno zabere 70 nebo 80. Pokud klientovi účtujete jen původně domluvený čas, rozdíl jde z vaší kapsy.

Příčiny mohou být různé. Ta nejjednodušší je, že se prostě nedíváte na hodinky. Při osobní spolupráci se to stane snáz než při online schůzce, kde čas máte stále před očima na displeji. Stejně časté je, že se soustředíte na klienta, zaberete do tématu a přestanete vnímat, kolik času už uběhlo.

Ale potkala jsem se i s dalším důvodem. Dobře víte, že už máte končit, ale klient se pořád netváří úplně spokojeně. Tak natáhnete čas a snažíte se mu přidat další hodnotu. Někdy se to sice podaří, ale častěji tím uklidníte jenom sami sebe. Často stavíte na domněnkách, protože důvod klientovy nespokojenosti je někde docela jinde. Případně se jenom zamyslel a vy jste si jeho výraz mylně vyložili.

Někdy pomůže pořídit si do kanceláře hodiny, na které při konzultaci nebo koučinku vidíte jak vy, tak klient. Vést poradenské setkání je dovednost, ke které patří i začít včas směřovat ke konci. Třeba tak, že cca 10 minut před plánovaným ukončením začnete sumarizovat, co jste vlastně probrali.

Konečně, pokud ve své práci nevidíte dostatečnou hodnotu, většinou to není jednorázová záležitost. Takže to dává smysl řešit systémově, třeba s koučem, terapeutem nebo podnikatelským poradcem.

Nepočítají všechny náklady

Cena, kterou si účtujete za svou práci, by měla zahrnovat jednak náklady, jednak zisk. Náklady jsou v principu dvojího typu – variabilní a fixní. A u obou skupin můžete snadno na něco zapomenout.

Variabilní náklady jsou zjednodušeně ty, které lze snadno přiřadit ke konkrétní zakázce. Například materiál, práce, poštovné nebo doprava. Ty velké věci člověk většinou započítat nezapomene. Horší jsou drobnosti.

Konzultovala jsem například krejčovskou dílnu, která do kalkulací nepočítala přípravy – střihový papír, křídu nebo stehovku. Nebo majitele pneuservisu, který pravidelně zapomínal započítat vyvažovací závaží na kola. I maséry, kteří si neuvědomili, kolik na jednoho klienta spotřebují oleje. To všechno jsou na první pohled korunové položky, které se ale dokážou nasčítat, takže na nich tratíte tisíce.

Druhá věc jsou fixní náklady. Ty platíte v každém případě, i když jste ještě nic nevydělali. Je potřeba je sečíst a započítat do ceny své práce. Jenže většina živnostníků něco vynechá. Například pojištění nebo členství v profesní organizaci, které se platí jednou ročně, takže snadno uteče vaší pozornosti. Nebo předplatné za software nebo aplikaci, které sice používáte, ale neuvědomujete si, že jsou placené. Nákup v papírnictví nebo poštovné, které zaplatíte hotově a pustíte z hlavy, protože nefigurují na žádném výpisu z účtu.

Samostatnou kategorii tvoří dovolená. Během ní nemáte příjem, ale vaše běžné výdaje pokračují. I s tím je proto potřeba počítat při stanovení minimální hodinové sazby.

Co s tím? Moc lepších rad, než si vzít tabulku a pečlivě do ní zaznamenat opravdu všechny náklady, na to neexistuje. S evidencí výdajů mohou pomoci specializované aplikace nebo AI.

Tip: Jednotlivé kategorie nákladů vám může připomenout kalkulačka hodinové sazby.

Nezdražují včas nebo dost

Všimli jste si, že vaše životní náklady jsou rok od roku vyšší? Všechno postupně zdražuje. Energie, jídlo i úroky z hypoték. Ale znám spoustu živnostníků a volnonožců, kteří celé roky zůstávají na stejných cenách. Výsledkem je, že za svoje sazby si toho mohou dovolit stále méně.

Používat inflaci jako argument pro zdražování obecně moc nedoporučuju. Ale to neznamená, že nám každý rok neukrajuje procenta z našich příjmů. Proto dává smysl se k vlastní cenotvorbě vracet a alespoň jednou ročně ceny přehodnotit.

S každým rokem práce vám přibývají zkušenosti a nové know-how. Často tak stejnou práci zvládnete rychleji nebo lépe. Vaše cenotvorba by tomu měla odpovídat.

Tím, že nezdražujete včas, se připravujete nejen o peníze, ale i o možnost používat cenu jako nástroj k regulaci poptávky. Pokud máte víc zájemců, než můžete obsloužit, vyšší cena vám může pomoct poptávku snížit. Při stoprocentní vytíženosti už ale bývá na zdražení většinou pozdě.

Pracují zbytečně zdarma

„Já se chci jenom na něco zeptat,“ zazní v telefonu. Za 40 minut položíte sluchátko a uvědomíte si, že jste právě poskytli kompletní konzultaci. Dotyčný vám za ni sice poděkoval, ale jelikož jste mu řekli všechno, co potřeboval vědět, další už si pravděpodobně neobjedná. Takže to, co vypadalo jako investice do budoucí slibné spolupráce, byla ve skutečnosti rada grátis.

Tohle je docela obvyklá Achillova pata zejména poradenských profesí. Když někomu opravíte střechu, uděláte gelové nehty nebo ušijete sako, většině lidí dojde, že právě dostali hodnotu, za kterou je potřeba zaplatit. Ale když vaším produktem je know-how, pro obě strany je překvapivě snadné to shodit ze stolu. Vždyť jste si jenom povídali!

Nástup AI a fakt, že informace jsou široce dostupné, tomu úplně nepomáhá. Jenže to, co druhému sdělujete, většinou rámec obecných informací dost přesahuje. Vzali jste v úvahu konkrétní situaci daného člověka a nabídli jste řešení na míru jeho potřebám. Jelikož to děláte každý den, možná už ani nevnímáte, kolik práce a know-how jste zvyklí do takové rady vkládat.

Řešení má podle mě dvě části.

1. Vytvořit si na podobné situace placený produkt nebo službu. Může se to jmenovat třeba krátká konzultace. Jádro věci je mít na webu stránku, kde bude jasně řečeno, jak dlouho to trvá, co to stojí a co v rámci takových konzultací obvykle řešíte.
2. Mít disciplínu ten placený produkt nabízet. Kdykoli vás někdo osloví s podobnou poptávkou, nevrhat se po hlavě do hledání řešení, ale nejdřív domlouvat podmínky. Upozornit, že se jedná o placenou spolupráci, a odkázat na webovou stránku s podrobnostmi.

Při tomhle postupu se o sobě možná občas doslechnete, že jste hamižní a nevíte, co byste si za „pouhou radu“ řekli. Nenechte se tím rozhodit. Většinou to nevypovídá ani tak o vás jako o druhé straně. Když budete tenhle postup používat důsledně, bezplatných konzultací výrazně ubude.

Peníze z podnikání většinou utíkají nenápadně, po malých částkách. Proto se vyplatí čas od času zkontrolovat, co všechno vaše nabídky a sazby pokrývají a jestli za svou práci dostáváte zaplaceno. Pokud v tom chcete získat větší jistotu, zkuste můj videokurz Řekni si svou cenu. Provedu vás v něm tím, jak si ceny nastavit, sebevědomě o nich mluvit s klienty i zdražovat bez výčitek.

Foto Kateřina Tůmová