Jak si zjednodušit byznys

Už dlouho v souladu s Kolem roku hlásám, že zimní měsíce jsou ideální pro zpomalení, odpočinek, zvnitřnění a meditaci. Ale letos otevřeně přiznávám, že se mi to nějak vymklo z rukou. V podstatě celý leden a únor jsem se nezastavila, a to většinou ani o víkendech. Takže s přicházejícím jarem cítím dost silnou potřebu svůj byznys i život zase zjednodušit na únosnou míru. Pokud zažíváte něco podobného, v tomhle článku najdete návod na pár konkrétních kroků, jak si zjednodušit život i podnikání.

Identifikujte, co vám leze krkem

Když začínáte s podnikáním, většinou se těšíte, jak konečně budete trávit své dny prací svých snů. Jenže záhy zjistíte, že k úspěšnému byznysu patří i spousta dalších věcí, které jste si tak úplně nevybrali. Ale bez nich to nejde. „Hlavní podezřelí“ jsou většinou administrativa, e-maily, výkazy, účetnictví, marketing a prodej.

Když se rozhodnete zjednodušovat, dává smysl si nejdřív určit, odkud začít. Ideálně od věcí, které vám lezou na nervy tak jako tak.

Jedna cesta je aspoň týden si zapisovat všechny činnosti, které jste v práci dělali, a pak jim přidělit 1-5 černých puntíků podle toho, jak moc vás štvou. Ale tím získáte hlavně další úkol, navíc dost náročný a zatěžující. Takže to pojďme zkusit jinak.

Připravte si k ruce telefon se zapnutým záznamníkem. Na chvilku si zavřete oči a párkrát se zhluboka nadechněte a vydechněte. Představte si svou práci. Uvědomte si, jak se v ní obvykle cítíte. Zavnímejte ten pocit v těle. A pak k sobě jednoduše nechte přijít úkoly, které vás netěší a otravují. To, co vás napadne, si nahrajte na záznamník.

V dalším kroku je nejjednodušší to nasypat do nějaké AI, která vám to přepíše do textu. Každopádně za pár minut získáte seznam, se kterým můžete pracovat. Že není úplný? To nevadí. Ale vsadím se, že ty nejzásadnější kaziči vašeho štěstí v něm budou obsaženi.

Musíte dělat všechno?

Za svůj profesní život jsem na konzultacích potkala víc než 900 drobných podnikatelů. Možná vás to překvapí, ale u většiny z nich jsme narazili na spoustu činností, které dělají, aniž by to pro jejich byznys mělo nějaký reálný přínos.

Nejčastěji proto, že:

• jim někdo kdysi řekl, že se to musí,
• mají pocit, že to bez toho nefunguje,
• je k tomu tlačí jejich EGO,
• už jsou tak prostě zvyklí.

Nebo to v nějaké fázi skutečně bylo potřeba, ale už není. Protože se změnila situace, dodavatel nebo zákon. Nebo už to dávno dělá někdo jiný, ale vy v tom z nějaké zvláštní setrvačnosti pokračujete.

Já jsem takhle celé roky nahrávala své paní účetní každý měsíc na Google disk výpisy z účtu. Než mě napadlo se zeptat, jestli je ještě na něco využívá. „Vlastně ne,“ odpověděla mi. Není divu – daním paušální daní a faktury se mi automaticky párují s bankou. Ale kdybych se nezeptala, výpisy jí nahrávám do smrti.

Kromě toho žijeme v kultuře, která oceňuje tvrdou práci, takže na nějaké zjednodušování přijde jen málokdy řeč. Vsadím se, že i ve vašem to-do listu se skrývá něco, co můžete ode dneška klidně přestat dělat a nikdo si toho nevšimne. Zkuste tyhle relikty identifikovat. Škrtání totiž způsobuje skvělý (a trochu návykový) pocit.

Rušením zbytečných úkolů rozhodně doporučuju začít. A do dalších kroků, popsaných níže, se bez něj vůbec nepouštět. Jinak hrozí, že propálíte čas nebo peníze optimalizací něčeho, co především vůbec není potřeba dělat.

Nechte pracovat stroje

Pár úkolů už jste vyškrtali. Super.

Teď je na čase se podívat na aktivity, ve kterých potřebujete pokračovat. Ale jinak. Na většinu věcí, se kterými se v potu tváře lopotíte valnou část svého pracovního týdne, už totiž nejspíš existuje appka, plugin do webu, nějaká AI, nebo jiný způsob, jak si je usnadnit nebo úplně automatizovat.

Neuvěřitelné množství podnikatelů třeba pořád vystavuje faktury ve Wordu nebo v Excelu. Když je upozorním, že na to existují lepší nástroje, jako je Fakturoid nebo iDoklad, přesvědčují mě, že to přece nedá vůbec žádnou práci. I když statistiky nebo podklady pro manažerské účetnictví si z těch dokumentů musíte sestavit ručně sami, o riziku chyby nemluvě.

Další taková věc jsou ruční předpisy dat. Z faktury do tabulky, z mailu do Notionu, z Google dokumentu do Trella… no prostě odkudkoli kamkoli. Různé nástroje lze mezi sebou většinou propojit, nebo ty stávající vyměnit za takové, které to propojení bez problémů zvládají.

Na hledání zkratek je mimochodem úplně skvělá umělá inteligence. Když nástrojům, jako je Copilot nebo Chat GPT, popíšete své pracovní postupy, určitě vám vymyslí spoustu způsobů, jak si to celé můžete zjednodušit nebo vylepšit.

První krok k tomu vůbec není technický, ale psychologický. Je jím připustit si, že to můžete mít jednoduché. Že už se nemusíte tak nadřít. A že máte hodnotu, na které se nic nemění, ani když zrovna nic neděláte.

Pošlete práci dál

Další věc, se kterou volnonožci a živnostníci často válčí, je delegování. Protože správný drobný podnikatel si přece se vším poradí sám. Netuším, odkud se tohle přesvědčení vzalo, ale většina z nás ho má zakořeněné hodně hluboko.

Takže se dva dny lopotíme třeba s napojením e-shopu na platební bránu, i když by to zkušená virtuální asistentka měla hotové za 20 minut. Trápíme se s daňovým přiznáním, místo abychom se obrátili na kvalifikovanou účetní. A než zavolat grafikovi, raději nad tou prezentací strávíme víkend v Canvě. (Radši se mě neptejte, kolik hodin života mě stála moje nedávná snaha vyrobit slušnou znělku k podcastu.)

Delegování od nás totiž vyžaduje další mentální změnu – naučit se požádat o pomoc. Uznat, že některé věci nezvládneme sami a některé jiné se prostě nemá smysl učit. Být ochotni poslat práci dál, spolehnout se na specialisty. Kromě toho, že si uvolníte ruce, to má ještě jednu výhodu;  pomáháte roztáčet ekonomiku.

Jak na to jít prakticky? Vyberte si jeden jediný úkol, který vás štve a je jasně ohraničený. Najděte si někoho, kdo je právě v takové práci dobrý a třeba ho to bude i bavit. Spolupráci si napřed otestujte na malé zakázce. Postupně vás jistě začnou napadat další a další práce, které bez obav můžete pustit z ruky.

Nebuďte na to sami

Dost možná už víte, kde potřebujete škrtat, automatizovat nebo pouštět. Možná vás napadla jedna konkrétní věc, kterou byste mohli přestat dělat. A možná cítíte, že je toho víc, jenom nevíte, kde začít, aby se vám to celé nerozsypalo pod rukama.

Právě proto jsem vytvořila Jarní detox byznysu. Je to zážitkový online kurz, ve kterém vás 12 dní povedu krok za krokem. Každý všední den dostanete jeden konkrétní úkol, který vám pomůže vyčistit vaše produkty, marketingové nástroje, cílové skupiny i digitální prostor. Společně budeme hledat, co je pro váš byznys skutečně nezbytné – a co můžete s klidným svědomím propustit. Přidáte se tady.

Foto: Kaboompics