Kvalitně napsaná tisková zpráva je jen polovina úspěchu. Šance na její otištění můžete výrazně zvýšit (nebo také snížit) dobře provedenou distribucí. Při dodržení následujících pěti pravidel určitě neuděláte chybu.

1. Tiskovou zprávu posílejte pouze do médií, pro která je relevantní. Seznam novinářů neboli medialist průběžně aktualizujte. V případě potřeby neváhejte zvednout telefon a zjistit si jméno konkrétního redaktora. Zprávy adresované šéfredaktorům totiž oprávněně končí v kulatém šanonu pod stolem.

2. Zprávu rozesíláme buď adresně každému novináři zvlášť, nebo hromadně. Ve druhém případě musí být adresy novinářů umístěny v kolonce „skrytá kopie„. Zveřejňování e-mailových kontaktů totiž není nikomu příjemné.

3. Fotografie vkládejte buď v náhledové velikosti (do 100 kB), nebo vůbec. Pokud obrazový materiál existuje a chcete jej novinářům nabídnout, raději doplňte tiskovou zprávu upozorněním (např. „Ilustrační fotografie z akce vám rádi zašleme na vyžádání.“). Samozřejmě musíte být připraveni fotky poslat obratem.

4. Mail s tiskovou zprávou má obsahovat v předmětu téma zprávy (např. TZ Den země), v těle mailu stručnou informaci, o čem to je (první dvě věty nebo odstavec) a kontakt. Tématu je vhodné přizpůsobit i název souboru. Nepoužívejte dlouhé názvy ani diakritiku – novináři používají různé poštovní programy a nemuseli by soubor otevřít.

5. Novináři zprávu použijí, pokud je pro ně zajímavá a tematicky se hodí k zaměření média. Nemá tedy smysl jim volat a ptát se, kdy už to otisknou. Pokud už telefonujete, raději nabídněte doplňující informace nebo obrázky.